Si estás trabajando o planeas trabajar en Estados Unidos, hay algo que no puedes pasar por alto: el famoso Formulario I-9. Este certificado puede parecer solo un trámite más, pero en realidad es super importante.
Es como tu pase de entrada al mundo laboral en Estados Unidos. y asegura que estás en todo conforme a las reglas. Es por esto que, para los hispanos, entender bien de qué va este formulario y cómo llenarlo es clave.
No importa si acabas de llegar o ya llevas un tiempo aquí, manejar este tema te va a dar tranquilidad y te va a evitar dolores de cabeza con tu empleo.
En este artículo, vamos a hablar de manera sencilla y directa sobre el Formulario I-9. Te voy a explicar qué es, por qué es tan importante y cómo puedes completarlo paso a paso. Además, te daré ejemplos que te ayudarán a entender mejor y responderé a esas dudas que todos tenemos.
¿Qué es el Formulario I-9?
El Formulario I-9, oficialmente denominado «Verificación de Elegibilidad de Empleo», es un documento crucial en Estados Unidos.
Su propósito principal es verificar la identidad de los empleados y confirmar que están autorizados para trabajar en el país.
Este formulario es requerido por la Ley de Reforma y Control de Inmigración de 1986 y debe ser completado por todos los empleadores y empleados en Estados Unidos, incluyendo a los residentes hispanohablantes.
Para la comunidad hispana trabajando o buscando trabajo en Estados Unidos, comprender y completar correctamente el Formulario I-9 es vital.
No solo es un requisito legal, sino que también asegura tus derechos como trabajador. Además, un I-9 completado incorrectamente puede llevar a complicaciones legales, tanto para el empleado como para el empleador.
¿Cómo se Completa el Formulario I-9?
Llenar el Formulario I-9 puede parecer un poco complicado al principio, pero en realidad es bastante sencillo una vez que entiendes qué se necesita en cada parte.
Este formulario es tu forma de mostrar que estás listo y autorizado para trabajar en Estados Unidos, así que es importante hacerlo bien.
A continuación te vamos a explicar paso a paso, cómo llenar cada una de las tres secciones del formulario.
Sección 1: Información del empleado
Esta sección debe ser completada por el empleado.
Aquí, deberás proporcionar tu nombre completo, dirección, fecha de nacimiento, número de Seguridad Social (si aplica), y estado de inmigración (ciudadano de EE. UU., no ciudadano nacional de EE. UU., residente permanente legal, o extranjero autorizado para trabajar).
Ejemplo: Juan Pérez, un ciudadano mexicano con una visa de trabajo, seleccionará «Un extranjero autorizado para trabajar hasta (fecha de expiración, si corresponde)» y proporcionará la fecha en que su autorización de trabajo expira, si es aplicable.
Sección 2: Documentos de identidad y autorización de trabajo
Esta sección es completada por el empleador. El empleado debe presentar documentos que prueben su identidad y autorización para trabajar.
Estos documentos se dividen en tres categorías: Lista A (que demuestra identidad y autorización de empleo), Lista B (que demuestra solo identidad) y Lista C (que demuestra solo autorización de empleo).
Ejemplo: María González, una residente permanente, puede presentar su tarjeta de residente permanente (Lista A) o su licencia de conducir (Lista B) junto con su tarjeta de Seguridad Social (Lista C).
Sección 3: Actualización y re-verificación
Esta sección es utilizada por el empleador para actualizar o re-verificar la información si el empleado es recontratado o si su autorización de trabajo ha expirado y ha sido renovada.
Ejemplo: Carlos Rodríguez, cuya autorización de trabajo expiró y luego fue renovada, necesitará que su empleador complete esta sección con la nueva fecha de expiración de su autorización.
Consejos detallados para completar el Formulario I-9
Ahora que conoces las tres secciones del formulario, ahora veremos algunos consejos puntuales que evitarán que cometas errores.
Completa todas las secciones que te corresponden
Sé detallista: Cada sección del Formulario I-9 es importante. Asegúrate de llenar todos los campos que se aplican a tu situación. Por ejemplo, si eres un trabajador no ciudadano pero autorizado para trabajar, debes incluir información como tu número de extranjero o el número de admisión.
Revisa antes de entregar: Un error común es pasar por alto algún detalle o escribir algo incorrecto. Tómate un momento para revisar tu formulario antes de entregarlo. Verifica tu nombre, dirección, fecha de nacimiento, y otros datos personales.
Presenta los documentos originales, no copias
Conoce los documentos aceptados: La lista de documentos aceptables está dividida en tres categorías:
- Lista A (que demuestra identidad y autorización de empleo),
- Lista B (que demuestra identidad) y,
- Lista C (que demuestra autorización de empleo).
Por ejemplo, un pasaporte de EE. UU. o un pasaporte extranjero con un formulario I-94 cumple con los requisitos de la Lista A.
Planifica con anticipación: Asegúrate de tener los documentos necesarios contigo el día que comiences a trabajar. Si un documento está vencido o en proceso de renovación, averigua qué otros documentos puedes presentar.
Consulta tus dudas con recursos humanos o busca asesoría legal
Pregunta sin miedo: Si tienes alguna duda sobre cómo llenar el Formulario I-9, o qué documentos presentar, no dudes en preguntarle al departamento de recursos humanos de tu empresa.
Busca asesoría si es necesario: Si tu situación es más complicada, como cambios en tu estado migratorio o si estás trabajando con una visa especial, puede ser buena idea buscar asesoría legal. Hay abogados y organizaciones que pueden darte consejos específicos para tu caso.
Consejos adicionales para completar el Formulario I-9
- Mantén tus documentos en orden: Asegúrate de que tus documentos de identidad y autorización de trabajo estén siempre actualizados y en buen estado. Esto facilitará el proceso cada vez que necesites completar o actualizar el Formulario I-9.
- Entiende tu rol y el de tu empleador: Recuerda que la Sección 1 es tu responsabilidad, mientras que la Sección 2 es para que tu empleador la complete. Conoce bien qué parte te corresponde para evitar confusiones.
- Conoce los plazos: El Formulario I-9 debe ser completado dentro de los tres días laborales desde tu primer día de trabajo. No dejes este trámite para última hora.
Siguiendo estos consejos, estarás bien preparado para completar el Formulario I-9 de manera correcta y sin estrés. Este formulario es más que un mero trámite; es tu llave para trabajar legalmente en Estados Unidos, y llenarlo correctamente es un paso importante en tu camino laboral.
Preguntas frecuentes al momento de llenar este formulario
Para terminar, veamos algunas de las preguntas frecuentes al momento de completar el Formulario I-9, de tal forma que tengas toda la información clara y disponible al momento de completar este paso tan importante a la hora de trabajar en Estados Unidos.
¿Qué sucede si no completo el Formulario I-9?
Si no completas el Formulario I-9, tu empleador no puede legalmente permitirte trabajar. Es un requisito federal para todos los empleados en Estados Unidos.
¿Puedo presentar cualquier documento de las Listas A, B o C?
Sí, pero deben ser originales y válidos. Puedes elegir qué documentos presentar de las listas proporcionadas en el formulario.
¿Cómo afecta el Formulario I-9 a los trabajadores indocumentados?
El formulario I-9 es un mecanismo para verificar la autorización de trabajo. Los trabajadores indocumentados no pueden proporcionar los documentos requeridos legalmente, lo que los pone en una situación de vulnerabilidad frente a la ley y limita sus oportunidades de empleo formal.
¿Necesito llenar un nuevo Formulario I-9 cada año?
No, no es necesario a menos que cambie tu situación de empleo o estado migratorio. Sin embargo, ciertos documentos pueden requerir re-verificación una vez que expiran.
En conclusión, comprender y aplicar correctamente el Formulario I-9 es esencial para los hispanohablantes trabajando en Estados Unidos.
Conocer los diferentes escenarios y tener claridad sobre las preguntas frecuentes te ayudará a navegar este proceso con mayor confianza y seguridad.
Recuerda que mantener tu documentación al día y comunicarte abiertamente con tu empleador son claves para una experiencia laboral exitosa y conforme a la ley en Estados Unidos.